Strategische personeelsplanning: hoe pak je het aan + tips

De juiste mensen op de juiste plek, nu en in de toekomst. Dat valt of staat met een gedegen strategische personeelsplanning. In deze blog bespreken we de basis van zo’n effectieve planning en delen we een praktisch stappenplan met je. Zodat jij zelf – of met onze hulp – aan de slag kan. Lees je mee?

De basis van een strategische personeelsplanning

Een goede strategische personeelsplanning bestaat uit verschillende elementen. Je hebt echter een solide fundering nodig om op te kunnen bouwen, namelijk een grondige analyse van de behoeften én mogelijkheden binnen de organisatie. De waarom-vraag staat tijdens deze fase centraal. Herhaal deze dan ook zo vaak als nodig is om tot de kern van je vraagstuk te komen. De kracht zit ‘m tenslotte in de voorbereiding.

Strategische personeelsplanning; een praktisch stappenplan

Een effectieve strategische planning vormt de ruggengraat van een succesvolle operatie. Maar hoe pak je dat aan? HOBIJ heeft ruim 25 jaar ervaring in de branche en heeft daardoor een uniek kijkje in de keuken kunnen nemen bij tientallen bedrijven. Op basis van deze kennis en ervaring ontwikkelden we het volgende stappenplan voor jouw personeelsplanning.

Stap 1: interne en externe analyse

Deze analyse is tweeledig. Je bepaalt eerst je wensen en eisen, vervolgens identificeer je met welke omgevingsfactoren je te maken hebt of krijgt.

Interne analyse: waar heb ik invloed op

Je begint met een analyse van hetgeen waar je als inlener invloed op hebt. Dit begint met een duidelijke visie op je personeelsbehoefte. Verwacht je met zo’n 100 flexkrachten de klus te kunnen klaren? Duik dan de diepte in en stel kritische vragen:

• Welke werkzaamheden moeten er verricht worden?
• In welk tijdsbestek moet dit gebeuren?
• Welke functies moeten ingevuld worden?
• Over welke competenties moeten je krachten beschikken?

Dit alles valt binnen jouw invloedssfeer. Je hebt de mogelijkheid om jouw flexkrachten te selecteren op basis van wensen en eisen. Het vinden van een goede balans tussen vaste medewerkers en de flexibele schil is hierbij cruciaal. Flexibiliteit in je personeelsbestand biedt niet alleen veerkracht maar helpt ook om je formatieplaatsen optimaal te benutten. Gezien de huidige schaarste op de markt is het verstandig om verschillende doelgroepen aan te spreken. De arbeidsmigrant is al lang niet meer de enige oplossing voor je flexibiliteitsvraagstuk. Strategisch aanpakken is dus essentieel: wed niet alles op één paard.

Externe analyse: waar heb ik geen invloed op?

Aan de andere kant zijn er factoren waar je als inlener geen controle over hebt. Denk hierbij aan wet- en regelgeving rondom de inzet van internationale medewerkers, loonontwikkeling, de arbeidstijdenwet en de schaarste op de arbeidsmarkt.

Een ander belangrijk onderdeel van deze externe analyse is het maken van een forecast. Hierbij analyseer je de markt om de toekomstige personeelsbehoefte te voorspellen. Dit gaat verder dan het schetsen van de huidige situatie; het omvat ook het voorspellen van de vraag vanuit de markt door bijvoorbeeld piekperiodes en seizoensgebonden fluctuaties te identificeren.

Aan de hand van deze informatie kun je nauwkeurig inschatten hoeveel personeel je in de toekomst nodig hebt en deze behoefte afstemmen op de beschikbaarheid. Maak hierbij gebruik van historische data en trends om een zo betrouwbaar mogelijk beeld te schetsen. Ontwikkel vervolgens scenario’s voor verschillende situaties en bereid je voor op fluctuaties in vraag en aanbod. Het is uiteraard belangrijk om continu te evalueren en bij te stellen. Een rolling forecast, noemen we dat.

Stap 2: effectief beheer middels poolmanagement

Bouw en onderhoud een pool van gekwalificeerde flexkrachten die je – afhankelijk van de vraag – kunt inzetten. Gebruik tools zoals de pool monitor om real-time overzicht te vergaren in beschikbaarheid, competenties en inzetbaarheid van je flexkrachten. Let wel, flexkrachten zijn geen poppetjes die je zomaar overal neer kunt zetten. Het is belangrijk om rekening te houden met hun wensen en eisen. Zo realiseer je een duurzame relatie en uiteindelijk zelfs een langere verblijfsduur.

Stap 3: implementatie en monitoring

Implementeer de personeelsplanning door middel van duidelijke procedures en verantwoordelijkheden. Monitor de voortgang en prestaties met behulp van een KPI-dashboard waarin zaken als verzuim, tevredenheid van medewerkers en de gemiddelde verblijfsduur worden bijgehouden.

Stap 4: evalueren en bijsturen

Een goede strategische personeelsplanning is nooit af. Het is dan ook belangrijk om regelmatig te evalueren en de effectiviteit ervan te meten. Pas eventueel je strategie aan op basis van feedback en veranderende omstandigheden. Strategisch plannen is een doorlopend proces dat flexibiliteit, inzicht en een goede communicatie tussen alle betrokken partijen vereist. Uiteindelijk zorgt het voor een wendbare en toekomstbestendige organisatie.

Voorbeeld van een strategische personeelsplanning

Een strategische personeelsplanning brengt rust en stabiliteit in de organisatie. Neem BACU Bakkerij als voorbeeld.

BACU kent korte maar krachtige piekmomenten die elkaar in een rap tempo opvolgen. Het op- en afschalen van de operatie was dan ook aan de orde van de dag. Er lag echter geen concreet plan voor de lange termijn. Veel gebeurde ad hoc, waardoor er veel verloop te zien was en veel onvoorziene kosten. Door een strategisch plan op te stellen – en uiteindelijk ook diversiteit in de flexpool aan te brengen – hebben we rust en stabiliteit kunnen creëren. Voor zowel de klant als de arbeidskracht.

Ga naar de case! 

Meer weten?

Een effectieve strategische personeelsplanning vraagt dus om een gedegen voorbereiding en continue aanpassing aan de behoefte van zowel de organisatie als de werknemers. Door een balans te vinden tussen vaste en flexibele krachten en door gebruik te maken van tools als de poolmonitor en KPI-dashboards, kun je een duurzame en efficiënte planning realiseren.

Wil je meer weten over hoe we dit bij HOBIJ aanpakken of kun je wel wat hulp gebruiken in jouw eigen personeelsplanning? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.