Strategische personeelsplanning – hoe pak je dat aan?

De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste plek. Dat klinkt eenvoudig, maar vraagt om een doordachte strategische personeelsplanning. In deze aflevering van Groeien zonder Grenzen spreken we met Jan Willem van den Broek, operationeel directeur bij HOBIJ, over wat er écht nodig is om deze planning te realiseren. Een eerste inzicht? Je houdt niet alleen rekening met de wensen vanuit de organisatie, maar ook met die van je medewerkers. Het één kan tenslotte niet zonder het ander.

Lees of luister mee om te ontdekken hoe je een toekomstbestendige personeelsplanning opzet. Je vindt de samenvatting hieronder.

De juiste persoon, het juiste moment, de juiste plek | Het transcript

Lars Sørensen: Welkom bij Groeien zonder Grenzen, een podcast van HOBIJ. Vandaag gaan we dieper in op de vraag: “Hoe krijg je de juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste plek?”. Dat klinkt als iets om goed over na te denken, vooral als je verder wil kijken dan enkel de wensen van de organisatie. Ook de behoeften van je medewerkers spelen een belangrijke rol, iets wat vaak pas te laat wordt erkend.

Jan Willem, iedereen heeft strategische planning als doel. Iedereen wil dat wanneer een nieuwe klus begint, de juiste mensen op magischer wijze binnen komen lopen. Wat is ervoor nodig om dat voor elkaar te krijgen? En is dat überhaupt haalbaar?

Jan Willem van den Broek: Dat is een goede vraag, Lars. Het zou inderdaad ideaal zijn als de mensen die je nodig hebt altijd direct beschikbaar zijn. Ik hoef echter niemand uit te leggen dat de realiteit anders is, met de enorme krapte op de arbeidsmarkt. Er zijn simpelweg meer vacatures dan mensen. Daarom moet er meer focus liggen op de voorbereiding en de vraag achter de vraag. Je moet precies weten waar de behoefte ligt om een passende planning te kunnen maken. Belangrijk: een goede planning is geen momentopname, maar een continu proces dat steeds opnieuw geëvalueerd moet worden.

Lars: Dit is natuurlijk een cruciaal onderdeel van jouw werk. Hoe groot is de rol van strategische personeelsplanning in jouw dagelijkse activiteiten?

Jan Willem: Het speelt een gigantische rol. Onze klanten – groot en klein – ervaren allemaal schaarste. Daarom moeten we vooruitdenken. Het gaat dan niet alleen om het invullen van vacatures, maar ook om het inzetten van de juiste systemen en software. De uitdaging ligt vaak niet in het vinden van mensen voor vandaag, maar in het zorgen dat je over zes maanden of een jaar nog steeds de juiste mensen kunt plaatsen.

Lars: Je gaat dus echt van ad-hoc oplossingen naar strategisch vooruitkijken?

Femke van Grinsven: Dat begint met een goede interne en externe analyse. Dat is de fundering. Hoe ziet deze fundering eruit?

Jan Willem: Je moet weten hoe het personeelsbestand – vast én flex – eruitziet en welke omgevingsfactoren – denk aan wet- en regelgeving, cao’s en meer – een rol spelen.

Het is daarbij niet meer van deze tijd om grote tekorten alleen op te vullen met flexkrachten. Ook zij hebben tegenwoordig meer keuze. Je moet goed voor hen zorgen en hen betrekken bij het proces, bijvoorbeeld op het gebied van beschikbaarheid en flexibiliteit.

Lars: Jij zegt dat het niet meer van deze tijd is, maar hoe kijkt de markt daartegenaan? Veel bedrijven en sectoren blijven toch ad-hoc reageren. Hoe krijg je die neuzen dezelfde kant op?

Jan Willem: We vragen altijd naar het percentage ad-hoc aanvragen. Vaak zit er veel meer voorspelbaarheid in de business dan bedrijven beseffen, maar ze maken niet de vertaalslag naar de personeelsplanning. Door vooruit te denken en een forecast te maken, kun je personeel beter inzetten en pieken opvangen zonder helemaal afhankelijk te zijn van flexkrachten. Het gaat om het vinden van een balans tussen vaste en flexibele medewerkers.

Femke: Je hebt het over flexibiliteit, maar hoe zorg je ervoor dat arbeidsmigranten betrokken blijven bij dit proces?

Jan Willem: Arbeidsmigranten komen niet voor twee weken naar Nederland, dus het is belangrijk dat ze weten waarvoor ze komen en dat ze voldoende uren kunnen maken. We moeten hun behoeften meenemen in de planning. Dat maakt deel uit van een toekomstbestendige strategie.

Lars: Jullie zitten dus op een goudmijn aan data en hebben een sterke relatie met jullie medewerkers. Als bedrijven door diezelfde lens zouden kijken, opent dat een wereld van nieuwe mogelijkheden. Je kunt dezelfde talentpool gebruiken om piekmomenten bij verschillende bedrijven op te vangen, zonder dat je mensen stil laat zitten.

Jan Willem: Dat doen we continu. We zoeken actief naar manieren om vraag en aanbod slim te verbinden. Mensen die voor ons werken, willen namelijk vooral uren maken. Het is dan ook aan ons om breder te kijken naar waar die kansen liggen. Dat doen we niet alleen bij HOBIJ. Onze samenwerking met de andere bedrijven binnen LPC geeft ons nog meer capaciteit en flexibiliteit. Dankzij data en analyses weten we precies wat wel en niet werkt. Dat vangen we in een plan van aanpak. En zo kunnen we elke dag, week en kwartaal bijsturen.

De klant speelt hierin een belangrijke rol. Door continu in gesprek te blijven, weten we wat er vandaag nodig is, maar vooral ook waar de focus van morgen ligt. Daarbij luisteren we ook naar onze flexkrachten. Zij doen tenslotte het werk. Hun feedback is essentieel en hun behoeften? Die veranderen ook.

Femke: Hoe bedoel je dat?

Jan Willem: Vroeger draaide het vooral om het invullen van grote, tijdelijke pieken. Als de klant belde, zorgden we dat er meteen mensen stonden. En als ze niet meer nodig waren, gingen ze weer weg. Maar los van de veranderende wet- en regelgeving, moet je dat niet meer willen. Mensen komen niet voor een paar dagen of weken naar Nederland. Ze willen structureel werk. Het is aan ons om te zorgen dat ze voldoende uren kunnen maken en zich gewaardeerd voelen.

Lars: Dit klinkt als een uitnodiging voor bedrijven om hierover met jullie in gesprek te gaan. Het lijkt erop dat je met een goede personeelsplanning niet alleen problemen oplost, maar je hele bedrijf beter laat functioneren.

Jan Willem: Absoluut. Bedrijven moeten soms tradities loslaten en vooruit durven denken. De flexibiliteit zit niet meer in aantallen, maar in hoe je je totale pool inzet. Dit geldt voor zowel flex- als vaste medewerkers. We helpen bedrijven graag om dit proces goed te doorlopen. Zodat ze niet alleen nu, maar ook in de toekomst verzekerd zijn van de juiste mensen, op het juiste moment, op de juiste plek.